A combatir la “juntitis”: tenga reuniones ágiles, cortas y productivas


Por  El Angelopolita

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La “juntitis” es común en nuestros días. Una, dos, tres horas transcurren; y para entonces los que no están bostezando, tienen la atención puesta en descubrir funciones de su Smartphone que jamás habían utilizado. La mayor parte de las veces, tales juntas no llegan a nada. Tiempo perdido. 

¿Y tiene que ser así? Definitivamente no. Hay quienes se especializan en la materia y su experiencia los ha llevado a crear metodologías concretas que hacen la diferencia. Tres cuestiones son las que más recomiendan.

Primera, tener objetivos muy concretos. Esto permitirá cumplir la segunda recomendación: convocar a la gente que aportará soluciones. El primer consejo servirá también para establecer previamente la duración del encuentro y seleccionar al más indicado para conducir la reunión. Este último, será responsable de agotar la agenda y promover la participación de todos. 

La tercera cuestión a resolver es la hora. Hace algún tiempo, el diario español El Mundo publicó un artículo sobre el tema, y ofrecía interesantes sugerencias de expertos para elegir horario y garantizar que la junta no se prolongará más de una hora. 

Para comenzar, los peores días son lunes o viernes. Es obvio, porque los asistentes tendrán monopolizada la mente con el fin de semana que pasó o el que ya está en puerta. Lo ideal es que sean los martes o miércoles, antes de la comida. Así la concurrencia no deseará que la divagación retrase el momento para los sagrados alimentos. 

Quienes de esto saben, juran que con estas tres medidas se tiene garantizada la mitad del éxito. 

En el desarrollo de la junta, bien pueden aplicarse conceptos de la metodología “Seis Sombreros para Pensar” (en inglés “Six Thinking Hats”), creada por Edward De Bono. Esta promueve el pensamiento colectivo y otorga roles preestablecidos a los participantes para que cada uno cumpla una labor. 

El sombrero blanco ofrece datos duros, el negro visión crítica, el amarillo se concentra en aspectos positivos, el rojo deja ver el lado emocional, el verde es la creatividad, el azul controla tiempo y orden. Este sistema es promovido por muchas consultorías y el gobierno británico lo usa entre servidores públicos. 

Lo que no debe faltar nunca es el momento para la “lluvia de ideas”. De hecho, De Bono desarrolló el “Six Thinking Hats” precisamente al estar realizando una “lluvia de ideas”. Así que no hay pretexto para que sigan las juntas aburridas e infructuosas. Si el problema persiste, asesórese con un experto. (@ElAngelopolita)

PUBLICADO: a las 23:47 del 16 de Junio de 2014
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